Fahrtenbuch

1. Besteuerung privater Dienstwagennutzung
2. Fahrtenbuchführung

Das Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Firmenwagen zurückgelegte Wegstrecke sowie den Anlass der Fahrt. Bei der genauen Eintragung werden u.a. folgende Daten festgehalten: Abfahrtsort, Abfahrtsdatum, Fahrer, Zweck der Fahrt, d.h. insbesondere, ob es sich um eine private oder geschäftliche Fahrt handelt, und Kilometerstand zu Beginn und am Ende der jeweiligen Fahrt, um anhand der Differenz die zurückgelegte Strecke zu ermitteln. Damit ist das Fahrtenbuch eine Beleggrundlage für verschiedene Instanzen, z.B. beim eigenen Unternehmen, beim Finanzamt oder bei der Polizei.

1. Besteuerung privater Dienstwagennutzung

Generell gelten alle Einnahmen, die ein Arbeitnehmer im Rahmen eines Dienstverhältnisses erhält, als Lohn. Auch die private Dienstwagennutzung ist dabei als Sachzuwendung zu verstehen und stellt damit einen geldwerten Vorteil dar, der entsprechend versteuert werden muss. Aus diesem Grund ist die private Dienstwagennutzung bei der Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Dabei lassen sich zwei Möglichkeiten unterscheiden, wie die Besteuerung vorgenommen werden kann: die Fahrtenbuchmethode und die 1-Prozent-Regelung.

• 1-Prozent-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG): Im Rahmen der 1-Prozent-Regelung findet eine pauschale Versteuerung des t.w. privat genutzten Dienstwagens statt. Demnach kann die private Fahrzeugnutzung mit  einem geldwerten Vorteil von monatlich einem Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs berechnet werden. Die so ermittelte Summe unterliegt dann der Einkommensteuer.
   
• Fahrtenbuchmethode (§6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG): Statt der 1-Prozent-Pauschale können auch die tatsächlichen Aufwendungen als Besteuerungsgrundlage angesetzt werden. Hierfür ist die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches notwendig. In diesem Zusammenhang ist es erforderlich, dass die geschäftliche Nutzung des Firmenwagens bei der Protokollierung deutlich von der privaten Nutzung getrennt wird. Bei der Fahrtenbuchmethode sind alle in Zusammenhang mit dem Fahrzeug stehenden Kosten für die Besteuerung relevant, auch z.B. die jährlichen Abschreibungen des Fahrzeugs. Als Grundlage zur Bemessung dient nicht mehr der Listenpreis, sondern die tatsächlich angefallenen Anschaffungskosten. Handelt es sich bei dem Firmenwagen um ein Gebrauchtfahrzeug müssen zudem die Restnutzungsdauer, das Alter und der Zustand des Wagens miteinbezogen werden.

Die Entscheidung, welche Methode gewählt wird, hängt davon, welcher konkrete Nutzenvorteil sich dadurch letztlich ergibt. Fälle, in denen es meist lohnenswert ist, dem Aufwand der Fahrtenbuchmethode den Vorzug zu geben, sind:

• ein geringer Anteil der privaten Fahrzeugnutzung
• geringe jährliche Fahrleistung
• ein hoher Listenpreis des Fahrzeuges: Je höher der Preis des Fahrzeuges ist, desto höher ist auch der zu versteuernde geldwerte Vorteil
• der Firmenwagen ist in der Unternehmensbilanz bereits abgeschrieben
• bei dem genutzten Dienstwagen handelt es sich um einen Gebrauchtwagen
• hohe Anschaffungsrabatte, da trotzdem der Listenpreis als Besteuerungsgrundlage gilt

2. Fahrtenbuchführung

Generell gibt es keine offizielle Vorlage für die Führung eines Fahrtenbuches. Nichtsdestotrotz ist zu Dokumentationszwecken eine ordnungsgemäße und lückenlose Führung des Fahrtenbuches unerlässlich. Dies schließt folgende Angaben mit ein:

• Amtliches Kfz-Kennzeichen
• Kilometerstand: Jährliche Fahrleistung, d.h. die Differenz des Kilometerstandes zwischen den 1.01. und dem 31.12 eines Jahres
• Art der Fahrt: z.B. betriebliche Fahrt, Privatfahrten oder Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsort
• Angaben zu Einzelfahrten: Abfahrt- und Abfahrtszeit, Fahrtziel sowie zurückgelegte Kilometer
• Betriebliche Fahrten: Darüber hinaus erfordern betriebliche Fahrten eine detailreichere Protokollierung. Hierzu sind folgende Angaben nötig;
• Datum
• Kilometerstand zu Fahrtantritt und -ende
• Abfahrtsost-/ziel
• Reisestrecke
• Reisezweck
• Name des besuchten Kunden/Geschäftspartners

Die Fahrtenbuchführung muss nicht zwingend in Papierform erfolgen, auch eine elektronische Protokollierung ist denkbar. Mittlerweile sind auch Apps verfügbar, die den Auflistungsprozess erleichtern, indem sie die Fahrtdaten dank intergriertem GPS direkt verfassen und abrufbar machen.