Buchhaltung im Vertrieb
Buchhaltungspflicht in Deutschland
Unternehmen und Selbständige sind in Deutschland grundsätzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Diese Buchhaltungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und geregelt.
Dabei müssen nach dem HGB Unternehmen, die jährlich einen Umsatz von über 600.000 Euro verzeichnen oder Gewinne über 60.000 Euro erwirtschaften, die doppelte Buchführung vornehmen. Auch wer im Handelsregister eingetragen ist, verpflichtet sich zur doppelten Buchführung. Zudem sind Unternehmen mit den Geschäftsformen KG, OHG, AG, GmbH oder GmbH & Co. KG zur doppelten Buchführung angewiesen.
Damit ist in der Regel für Freiberufler, Kleinunternehmer ohne Eintrag im Handelsregister sowie Einzelunternehmen oder landwirtschaftliche Betriebe mit Umsätzen unter 600.000 Euro im Jahr bzw. unter 60.000 Euro Gewinn eine einfache Buchführung ausreichend. Sie sind damit nicht zur Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet. In der Regel genügt eine Einnahme-Überschussrechnung (EÜR). Eine doppelte Buchführung kann jedoch freiwillig geleistet werden.
Es gilt zu beachten, dass die Buchhaltung auch für steuerliche Zwecke verwendet wird, daher müssen alle Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß dokumentiert und aufbewahrt werden. Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann Unternehmen bei der korrekten Dokumentation und Durchführung unterstützen und Zeit sparen.
Korrekte Buchhaltung im Vertrieb
Große Unternehmen haben häufig eine eigene Abteilung, die ausschließlich für die Buchhaltung zuständig ist. Diese Abteilung bringt dann alle diesbezüglichen Daten aus anderen Unternehmensbereichen zusammen und sorgt für eine korrekte Dokumentation und ordentliche Abläufe. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie bei Selbständigen sieht die Sache meist anders aus. Hier ist der Vertrieb selbst für die Buchführung und Buchhaltung verantwortlich. Dies ist besonders zeitintensiv, wenn der Vertrieb das Herzstück des Unternehmens bildet.
Im Rahmen der Buchführung und Buchhaltung im Vertrieb ist es wichtig, einige wesentliche Aspekte zu beachten, um eine ordnungsgemäße und vollständige Aufzeichnung aller Geschäftstransaktionen zu garantieren. Auf folgende Punkte gilt es dabei im Wesentlichen zu achten:
Kontoführung: Im Idealfall werden für eine bessere Übersicht mehrere Konten für den Vertrieb eingerichtet und verwaltet. So kann es beispielsweise Konten für Verkäufe, Einnahmen und Ausgaben geben.
Dokumentation: Es gilt sicherzustellen, dass alle Verkaufsbelege, Rechnungen und andere Dokumente, die den Vertrieb betreffen, ordnungsgemäß und vollständig dokumentiert werden.
Umsatzaufzeichnung: Darüber hinaus ist es wichtig, dass Umsätze, die aus Verkäufen generiert werden, sorgfältig aufgezeichnet und verbucht werden.
Steuerliche Anforderungen: Die steuerlichen Anforderungen, die für das Unternehmen oder die selbstständige Tätigkeit gelten, sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erfasst werden, um steuerlichen Pflichten korrekt nachzukommen.
Berichterstattung: Regelmäßig erstellte Berichte ermöglichen einen Überblick über den Vertrieb und den finanziellen Erfolg der Abteilung.
Um sicherzustellen, allen Anforderungen einer ordentlichen Buchhaltung gerecht werden zu können und dabei effizient zu sein, sollte ein geeignetes Buchhaltungssystem implementiert und genutzt werden. Denn eine gründliche und ordnungsgemäße Buchführung ist nicht zuletzt wichtig, um zu gewährleisten, dass das Unternehmen finanziell gut aufgestellt bleibt und die steuerlichen Pflichten erfüllt werden.
Buchhaltung und GoB
Grundsätzlich lohnt sich für die Buchhaltung im Vertrieb ein Augenmerk auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Diese bilden die Basis für eine nachvollziehbare Buchhaltung. Dabei spielen unterschiedliche Komponenten eine wichtige Rolle.
Im Rahmen der Belegpflicht werden sämtliche Zahlungsbelege wie Rechnungen oder Kassenzettel aufbewahrt. Die Organisation der Belege verläuft chronologisch, geordnet nach Datum.
Des Weiteren gilt es, sämtliche Buchungen transparent zu halten. Dies ist vor allem für den Buchhalter wichtig, damit er alle Vorgänge auf ihre Korrektheit prüfen kann. Zudem können auf diese Weise die Daten für das Finanzamt schneller erfasst werden und es besteht keine Gefahr, dass Posten verloren gehen.
Doppelte Buchführung in Kürze
Unternehmen, die lediglich eine EÜR erstellen müssen, haben es verhältnismäßig einfach. Eine doppelte Buchführung ist auch für den Vertrieb ein wenig aufwändiger. Für eine korrekte Buchhaltung müssen stets sämtliche Kosten und Umsätze sowie Gewinne, die der Vertrieb erzielt, erfasst werden. Bei der doppelten Buchhaltung müssen in diesem Rahmen Transaktionen auf zwei Konten – einem Konto und einem Gegenkonto – erfasst werden. Dabei hat jedes dieser Konten eine Soll- und eine Haben-Seite. Wird eine Transaktion auf der Soll-Seite des einen Kontos erfasst, so wird der gleiche Betrag auf der Haben-Seite des Gegenkontos vermerkt.
Mittels einer Gegenüberstellung aller Konten kann dann der Jahresabschluss als Element der Bilanzbuchhaltung erfolgen. Der Jahresabschluss ist nicht nur Basis für die Berechnung der Steuern, er ist auch entscheidend für die Vergabe von Krediten. Eine solche Bilanz muss unter Umständen auch im Vertrieb aufgestellt werden.